ספירת מלאי בסוף שנה בלי לסגור את החנות

ספירת מלאי בסוף שנה לא מחייבת יום סגור: מסעדה, בית קפה או עסק מזון יכולים לסיים אותה בשעות שאחרי הסגירה ובבוקר שלפני הפתיחה, אם מחלקים את העסק לאזורים, סופרים בזוגות לפי דף ספירה שמסודר כמו המדפים, ומשווים את התוצאה למלאי שהמערכת מציגה.
שלושה דברים קובעים אם זה יצליח: הכנה של שבוע מראש, רגע חיתוך ברור שבו אין תנועת סחורה לא רשומה, ובדיקה ממוקדת של פערים גדולים במקום ספירה חוזרת של הכול.

הגישה שלנו ב-Iron POS, חברה טכנולוגית ישראלית, היא שספירת סוף שנה צריכה לאמת נתונים שכבר קיימים ולא להתחיל מאפס.
עסק שעובד עם ניהול מלאי בזמן אמת, עם דוחות מכירה וסטטיסטיקות ועם מערכת POS למסעדות מגיע לספירה עם מספר צפוי לכל פריט, ולכן הספירה הופכת לבדיקה ולא לחקירה.
רוצים לבנות תהליך ספירה שמתאים למטבח ולמחסן שלכם?
פנו אלינו ונעבור יחד על המלאי ועל המערכת.

איך מתכננים ספירת מלאי בסוף שנה בלי יום סגור?

התכנון מתחיל בבחירת חלון זמן.
רוב עסקי המזון סופרים ביום שקט אחרי סגירה או בבוקר, לפני שהספקים מגיעים.
לעסק קטן עד בינוני מספיקים לרוב שני אנשים וכמה שעות, בתנאי שהספירה מחולקת לאזורים ולא נעשית כמקשה אחת.

שבוע לפני התאריך מכינים את השטח.
ההכנה היא מה שחוסך את רוב הזמן ביום הספירה:

• מסדרים את המדפים כך שכל פריט נמצא במקום קבוע אחד, ולא מפוזר בין המקרר, המחסן והמטבח.
• מאחדים אריזות פתוחות כפולות של אותו פריט, כדי שלא יהיו שלוש שקיות קמח פתוחות במקומות שונים.
• מוציאים סחורה פגת תוקף או פגומה ורושמים אותה כפחת לפני הספירה, לא במהלכה.
• מתאמים עם הספקים שלא יספקו סחורה בזמן הספירה.
• מדפיסים דפי ספירה לפי הסדר שבו הפריטים עומדים בפועל: מקרר, מקפיא, מחסן יבשים, בר, חומרי אריזה.

הנקודה שהכי מפספסים היא ה"קאט-אוף", כלומר רגע חיתוך קבוע שבו מפסיקים לרשום תנועות סחורה.
כל משלוח שהגיע לפני הרגע הזה כבר מופיע בספירה ובמערכת, וכל משלוח שהגיע אחריו שייך לשנה הבאה.
בלי חיתוך ברור, אותו קרטון נספר פעמיים או לא נספר בכלל, והפער נראה כמו גניבה כשזו בעצם בעיית תיעוד.

בזמן הספירה עובדים בזוגות: אחד סופר והשני רושם.
כדאי לעבוד בשיטה של "ספירה עיוורת", דף ספירה שבו אין את הכמות שהמערכת מציגה, כדי שהסופר לא יתפתה להתאים את מה שהוא רואה למה שהוא מצפה לראות.

המספר הסופי נקרא גם "מלאי סגירה", שווי הסחורה שנמצאת בעסק ביום שבו נגמרת שנת המס.
הוא נכנס לחישוב הרווח השנתי, ולכן כדאי לתאם מראש עם רואה החשבון את התאריך, את שיטת ההערכה ואת הפורמט שבו הוא רוצה לקבל את הנתונים.

אילו שיטות ספירה מאפשרות להמשיך לעבוד כרגיל?

לא חייבים לספור הכול באותו רגע.
יש כמה שיטות, וכל אחת מתאימה לסוג אחר של עסק.
הטבלה משווה בין הנפוצות:

שיטה	איך זה עובד	מתאימה ל	חיסרון
ספירה מלאה חד פעמית	סופרים את כל הפריטים בבת אחת, אחרי סגירה	בית קפה קטן עם מחסן מצומצם	דורשת כמה שעות רצופות ויותר ידיים
ספירה לפי אזורים	כל אזור נספר בערב אחר, עם חיתוך נפרד לכל אזור	מסעדה עם מקרר, מקפיא ומחסן נפרדים	צריך לתעד תנועות בין האזורים
"ספירה מחזורית"	סופרים כל שבוע קבוצת פריטים אחרת לאורך השנה	עסק שמנהל מלאי שוטף	דורשת משמעת קבועה לאורך כל השנה
ספירה לפי ערך	פריטים יקרים נספרים לעיתים קרובות, זולים פעם בשנה	מסעדות עם בשר, דגים ואלכוהול	דורשת דירוג פריטים מראש

"ספירה מחזורית" היא שיטה שבה לא מחכים לסוף השנה, אלא סופרים קבוצה קטנה של פריטים בכל שבוע.
כשמגיע דצמבר, רוב הפריטים כבר נספרו לאחרונה והמלאי שלהם מאומת, ונשאר לספור רק את מה שפספסתם.

בעסקי מזון הספירה לפי ערך חוסכת הכי הרבה זמן.
פריטים כמו נתחי בשר, דגים, שמן זית ובקבוקי אלכוהול הם חלק קטן מכמות הפריטים אבל חלק גדול משווי המלאי, ולכן סופרים אותם בקפידה ובתדירות גבוהה.
מלפפונים חמוצים ושקיות סוכר נספרים פעם בשנה, בלי דרמה.

כשהמערכת שלכם מבוססת ענן, אפשר לעבוד במקביל: אחד הסופרים ניגש לנתוני המלאי מכל מכשיר ובודק את הפריט במקום, בלי לחזור למשרד.
זה חוסך הליכות והתאמות, ובעסק שבו השירות לא נעצר זה הבדל של שעות.

איך סופרים נכון מקרר, מקפיא ומחסן יבשים?

כל אזור במטבח דורש כלל ספירה אחר, והעיקר הוא לקבוע את הכללים לפני שמתחילים ולהחזיק בהם לכל אורך הספירה.

במחסן היבשים סופרים באריזות שלמות ובנפרד את האריזות הפתוחות.
שק קמח פתוח נשקל או מוערך בחלקים של עשירית, ולא נרשם כ"שק אחד".
אותו כלל חל על בקבוקים פתוחים בבר: מעריכים כמה נשאר בעשיריות ורושמים באותו אופן בכל הספירה.

במקרר ובמקפיא חשוב לשמור על סדר "FIFO", כלומר נכנס ראשון יוצא ראשון.
הספירה היא גם הזדמנות טובה לבדוק תאריכי תפוגה ולהוציא סחורה שלא תהיה שמישה לפני שהיא הופכת לפחת.
אזורים אלה נספרים בזמן קצר כדי שהטמפרטורה לא תתערער, ולכן מכינים דף ספירה מוכן ולא רושמים תוך כדי חיפוש.

הדילמה הקבועה היא מה עושים עם מוכן למחצה: רטבים, בצקים, מרקים ותבשילים בסיסיים שהוכנו מראש.
או שסופרים אותם כפריט מלאי עם יחידת מידה ברורה, כמו ליטרים או קילוגרמים, או שמתייחסים אליהם כחלק מחומרי הגלם שכבר נצרכו.
אין תשובה אחת נכונה, אבל חייבים לבחור ולהחזיק בה באותה צורה בכל שנה.

לדברי מנהל מטבח ותיק, "רוב הפערים בספירה לא מגיעים מגניבה אלא מיחידות מידה שונות: מישהו ספר ארגזים, מישהו ספר קילוגרמים, ואף אחד לא רשם מה בדיוק ספר".
לכן מגדירים לכל פריט יחידת ספירה אחת בדף, ואחריה את המרה ליחידת הרכש.

למי שעובד עם חומרי גלם בכמויות משתנות, כמו ירקות, פירות, גבינות ובשר, מערכת שקילה חכמה מחוברת לקופה חוסכת הערכות ומתעדת משקל מדויק.
זה מקצר את הספירה בעיקר באזורים שבהם הערכה בעין היא מקור הטעויות העיקרי.

מה עושים עם פערים בין הספירה למלאי במערכת?

פער בין מה שנספר למה שהמערכת מציגה הוא דבר צפוי, ולא סימן לכישלון.
מה שחשוב הוא לטפל בו בסדר נכון, כדי שהספירה לא תהפוך ליום שלם של בדיקות.

קודם מחשבים את "פער המלאי" לכל פריט: ההפרש בין הכמות שנספרה לכמות שהמערכת מציגה.
אחר כך קובעים סף, למשל פריטים עם פער גדול באחוזים או בשווי, וסופרים מחדש רק אותם.
ספירה חוזרת של כל המחסן מבזבזת זמן, בעוד שספירה חוזרת של מספר קטן של פריטים בעייתיים קצרה בהרבה.

כשמבררים מה קרה, הסיבות הנפוצות בעסקי מזון הן:

• משלוח שהתקבל ולא הוזן למערכת, או הוזן ביחידות אחרות.
• פחת שלא תועד: אוכל שנזרק, מנות שהוחזרו, טעימות ושבירות.
• מתכון במערכת שלא תואם את המנה האמיתית, למשל מנה שמוגשת בכמות גדולה מהמתכון.
• העברות בין סניפים או בין מטבח לבר שלא נרשמו.
• טעות ספירה פשוטה: ארגז שנשכח או נספר פעמיים.

דוחות מכירה וסטטיסטיקות עוזרים כאן במיוחד, כי הם מראים אילו מנות נמכרו ומה אמור היה לרדת מהמלאי בעקבותיהן.
כשפריט מסוים מראה פער חוזר, בדרך כלל הבעיה במתכון, במנה או בהוצאת הסחורה, ולא בספירה עצמה.

את ההתאמות מזינים למערכת עם סיבה ותאריך, ושומרים את דפי הספירה החתומים.
כך כשרואה החשבון שואל מאיפה הגיע המספר, התשובה כבר מתועדת.
ואם עסק מנהל כמה סניפים, עדיף לספור את כולם באותו לילה ולהשוות ביניהם, כי פער חריג בסניף אחד בולט הרבה יותר כשיש עם מה להשוות.

ההשקעה הכי משתלמת היא לדאוג שבשנה הבאה הספירה תהיה קלה יותר. קופה חכמה בענן שמעדכנת את המלאי עם כל מכירה, יחד עם הזנת משלוחים בזמן הקבלה ורישום פחת שוטף, יוצרת מצב שבו הספירה בסוף השנה רק מאשרת מספרים שכבר קיימים.

שאלות נפוצות על ספירת מלאי בעסקי מזון

כמה שאלות שעולות שוב ושוב לפני הספירה השנתית:

כמה אנשים צריך כדי לספור מלאי במסעדה?

לרוב מספיקים שני אנשים בכל אזור, אחד סופר ואחד רושם.
במסעדה גדולה עם כמה אזורים אפשר להפעיל כמה זוגות במקביל, ובלבד שלכל זוג יש אזור נפרד ודף ספירה משלו, כדי שלא יספרו את אותו פריט פעמיים.

האם צריך לספור גם חומרי אריזה וציוד מתכלה?

כן, אם הם מהווים הוצאה מהותית: קופסאות משלוחים, שקיות, כוסות, מפיות ותבניות.
סופרים אותם בדרך כלל בפשטות לפי יחידות שלמות, וכמות הפריטים הפתוחים מוערכת.
מה שמבדיל אותם מחומרי גלם הוא שהם לא נפגעים מתפוגה, ולכן הספירה שלהם נעשית מהר.

באיזו תדירות כדאי לבצע ספירת מלאי מעבר לסוף השנה?

פריטים יקרים ופריטים שפגים מהר, כמו בשר, דגים ואלכוהול, כדאי לספור פעם בשבוע או פעם בשבועיים.
חומרי גלם יבשים אפשר לספור פעם ברבעון.
התדירות הגבוהה על הפריטים הנכונים היא מה שמקצר את ספירת סוף השנה.

מה עושים אם המלאי הממוחשב לא מעודכן בכלל?

מתחילים מספירה מלאה אחת מסודרת, ואותה מגדירים כנקודת פתיחה במערכת.
מכאן ואילך כל משלוח וכל מכירה נרשמים, והמלאי מתעדכן מעצמו.
הספירה הראשונה לוקחת יותר זמן, אבל היא הספירה האחרונה שתיעשה מאפס.

ספירת מלאי חכמה עם Iron POS: פחות שעות, יותר ודאות

ספירה בסוף השנה שמסתיימת תוך כמה שעות היא תוצאה של עבודה לאורך השנה: מקום קבוע לכל פריט, יחידת ספירה אחת, חיתוך ברור בין משלוחים, ספירה בזוגות ובדיקה חוזרת רק של הפערים הגדולים.
בעסק מזון אפשר לשלב את אלה עם ספירה לפי ערך ועם מערכת ענן שמעדכנת את המלאי מכל מכשיר.

ב-Iron POS אנחנו עובדים עם מסעדות, בתי קפה ועסקי מזון, ומתאימים את המערכת לאופן שבו המטבח שלכם עובד בפועל, עם ניהול מלאי, דוחות מכירה וחומרה מתאימה.
ספירת מלאי קלה יותר בסוף השנה היא אחת התוצאות של מערכת שמעודכנת כל השנה.
פנו אלינו, ונבנה יחד תהליך שמקצר לכם את הספירה הבאה.